Minggu, 01 Mei 2016

SURAT MASUK

Pengertian
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Ada dua macam penanganan surat masuk :

  1. Sistem buku agenda
  2. Sistem kartu kendali


1.        Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku Agenda ada 3 macam :

  1.  Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
  2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
  3.  Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.


Beberapa istilah dalam pegurusan surat sistem buku agenda yaitu : 
a.  Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun.                 Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda     terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi    menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
d.Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat              masuk yang bersangkutan.
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat         surat yang akan dikirimkan.
g.Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat               keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku           agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut
  1. Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)      PenerimaanSurat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.
Tugas penerima surat masuk adalah : 
  •   mengumpulkan setiap surat yang masuk,
  •  meneliti ketepatan alamat.
  •   menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang  salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos  atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata  usaha atau bagian administrasi.


b)      Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebihlanjut.

c)              PencatatanSurat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya.

d)      PengarahanSurat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

e)      PenyampaianSurat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi.

Buku ekspedisi ada dua macam yaitu ;
  •  Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
  •    Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.


Contoh:
f)      PenyimpananSurat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor




Contoh surat masuk dan keluar
                                               
Bandar Lampung, 17 Nopember 2012
No                     : 301/Yal.1/S.1.XI/2012
Perihal               : Undangan Pengajian Karyawan dan Guru
                            Yayasan Al Azhar
Lampiran           : 1 hal

Kepada Yth.
Kepala SD, SMP, SMA
Al Azhar Lampung  
di
Tempat

Untuk meningkatkan wawasan keagamaan guru dan karyawan Yayasan Al Azhar Lampung, kami mengharapkan kehadiran bapak/ Ibu guru pengajar dan karyawan SD, SMP dan SMA Yayasan Al Azhar Lampung untuk dapat hadir dalam acara “Pengajian Akbar Rutin Bulanan“ Yayasan Al Azhar Lampung yang akan dilaksanakan pada :

Hari, tanggal               : Sabtu, 24 Nopember 2012
Pukul                           : 13.30 WIB s.d 15.30 WIB
Tempat                        : Lapangan Yayasan Al Azhar lampung

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui,
Ketua Yayasan Al Azhar Lampung


Hi. Fadli Adriansyah, S.E

Terima kasih


Tidak ada komentar:

Posting Komentar