SURAT
- Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
- Fungsi
Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah
pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan
pedoman kerja.
Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai
alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka
nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
- Sejarah surat dunia
Persia dan Mesir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa
dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta
kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar
tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan
dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa
kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus
pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar.
Tiongkok
Di sisi lain dunia di Tiongkok,
sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada
1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan
mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang
yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma
lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas
pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun
220.
India
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah
kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan
infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem
pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan
fasilitas-fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan
kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana. Selain
itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya
dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada
dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos.
Romawi
Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada
tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus. Jangkauan
sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena
adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar
provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa
stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh
mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat
jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya
ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan.
- Jenis surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat
dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan
pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan
surat dinas.
A. Berdasarkan Wujud Surat
1. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang
terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya
tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita
yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain
yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya
dijual di kantor pos.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang
terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop.
Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat
jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai
kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
3. Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan
pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram.
Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
4. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang
dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini
lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding
dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih
leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.
B. Berdasarkan Pembuatan Surat
1. Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi
seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada
teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk
keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2. Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi,
organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang
atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan
perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat
dinas, surat niaga, dan surat sosial.
C. Berdasarkan Pesan Surat
1. Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi
masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat
untuk orang tua, saudara, dan teman.
2. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu.
Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat
permohonan cuti.
3. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh
lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang
biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan
dan edaran untuk kerja bakti.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh
suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini
adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan
barang.
5. Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan
atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat
ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya,
surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
6. Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau
lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan
pihak penerima surat.
D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
1. Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting
yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini
dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan
kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul
kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia
Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan
surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang
kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar
negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
2. Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang
pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau
yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah
sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari
"Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan
sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang
konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
3. Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui
oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan
dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan
kenaikan pangkat seseorang.
4. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya
dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana
pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
1. Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh
atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat
memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan
sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
2. Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan
kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau
informasi.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan
kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang
bersangkutan.
F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
1. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan
kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak
untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung
lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya,
pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan
kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan.
Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para
pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup
yang lebih luas.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus
dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya
untuk diketahui oleh orang yang dituju.
G. Berdasarkan Penyelesaian Surat
1. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya
harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang
diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
2. Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera
disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau
ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
3. Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau
pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
H. Berdasarkan Pengertian Umum
1. Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan
kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di
media massa atau diedarkan secara terbuka.
2. Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara
pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak
lain.
3. Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang
pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas.
Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi
untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam
surat itu.
- · Bentuk surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian
surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau
pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya
memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat
yang lainnya.
1. Bentuk lurus penuh (full block style),
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
2.Bentuk lurus (block style)
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block
Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
Bentuk lekuk (indented style)
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
5.Bentuk menggantung (hanging paragraph)
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
Jenis Lipatan surat
- Lipatan Baku (Standard Fold) :
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum
digunakan.
Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar
(Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya
dilipat ke arah bagian 2.
- Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold) :
Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian
sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
- Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk
baku.
Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2,
dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
- Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat
bentuk baku.
Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2
sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3
dilipat ke bawah.
- Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.
Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu
dilipat.
- Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.
Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat
(lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke
2).
- Lipatan Perancis (French Fold)
Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat
(lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan
lipatan ke 2
- Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat
(lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan
3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.
Sekian terima kasih
https://dian4nggraeni.wordpress.com/2014/03/04/jenis-lipatan-surat/
http://bahyudinnor17.blogspot.co.id/2012/11/bentuk-bentuk-surat-style.html
http://www.zonasiswa.com/2014/01/jenis-jenis-surat-lengkap.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Surat
